Comité de Suivi Individuel / individual monitoring committee

Le comité de suivi individuel a un entretien au moins une fois par an avec le ou la doctorant.e et il évalue à cette occasion les conditions de la formation et les avancées de la recherche du ou de la doctorant.e. Cet entretien doit se tenir au minimum un mois avant la date anniversaire de la 1ère inscription en thèse. Chaque réunion comporte obligatoirement un entretien avec le ou la doctorant.e sans la direction de thèse. A l’issue, le comité de suivi individuel formule des recommandations et un avis circonstancié de réinscription qu’il transmet à la direction de l’école doctorale.

The individual monitoring committee meets with the doctoral student at least once a year and evaluates the conditions of the training and the progress of the doctoral student's research. This meeting must be held at least one month before the anniversary date of the first thesis registration. Each meeting must include an interview with the doctoral student without the thesis director. At the end of the meeting, the individual monitoring committee formulates recommendations and a detailed opinion on re-registration, which it sends to the doctoral school management.

Selon le règlement intérieur de l’ED SVS, les deux membres du CSI, spécialiste et non spécialiste désignés ci-après, doivent être extérieurs à l’unité de recherche du ou de la doctorant·e.

Rappel des règles de composition du CSI :
•    Un CSI compte au moins un membre Habilité à Diriger des Recherches (HDR)
•    Un CSI compte au moins un membre spécialiste de la discipline ou en lien avec le domaine de la thèse, extérieur à l’unité de recherche du.de la doctorant·e et de la direction de thèse. Il est recommandé que cette personne soit titulaire de l’HDR.
•    Un CSI compte un membre non spécialiste extérieur au domaine de recherche du travail de la thèse, extérieur à l’unité de recherche du.de la doctorant·e et de la direction de thèse. Cette personne ne doit pas appartenir au même domaine que celui du.de la directeur/directrice de thèse ET que celui du/de la co-directeur/co-directrice de thèse, le cas échéant. Si un sujet de thèse concerne principalement plus d’un domaine de recherche ED SVS, la personne ne doit pas appartenir à ces domaines. Voir le tableau joint ci-dessous.
•    Un CSI compte au moins un membre extérieur à la fois à l’unité de recherche du/de la doctorant·e et, soit à son établissement d’inscription ou soit à son école doctorale
•    Aucun membre du CSI ne peut faire partie de l’équipe d’encadrement du ou de la doctorant·e
•    Les membres du CSI peuvent participer au jury de soutenance mais sans pouvoir être rapporteur préalable

According to the internal regulations of the ED SVS, the two members of the ISC, specialist and non-specialist designated below, must be external to the doctoral student's research unit.

Reminder of the ISC composition rules:
- An ISC has at least one member who is qualified to supervise research (HDR)
- An ISC has at least one member who is a specialist in the discipline or related to the field of the thesis, outside the doctoral student's research unit and the thesis director. It is recommended that this person hold the HDR.
- An ISC has one non-specialist member outside the research field of the thesis work, outside the doctoral student's research unit and outside the thesis director. This person must not belong to the same field as the thesis director AND the co-director, if any. If a thesis subject is mainly related to more than one ED SVS research area, the person must not belong to these areas. See the table below.
- An ISC has at least one member who is external to both the doctoral student's research unit and either his/her institution of registration or his/her doctoral school
- No ISC member may be part of the doctoral student's supervisory team
- ISC members may participate in the defence jury but may not be a prior rapporteur

- Le ou la doctorant.e doit transmettre au plus tard 1 semaine avant la date de son CSI, un rapport d’activité de 2 à 5 pages maximum aux membres du comité.

- Le doctorant doit télécharger l’annexe confidentielle «Doctorant.e» et la remplir.

- Le directeur ou la directrice de thèse doit télécharger l’annexe confidentielle «Direction de Thèse» et la remplir.

- The doctoral student must send an activity report of 2 to 5 pages maximum to the committee members at least 1 week before the ISC.

- The doctoral student must download the confidential annex "Doctoral student" and fill it in.

- The thesis director must download the confidential annex "Thesis director" and fill it in.

- Un exposé oral permet au/à la doctorant.e de faire le point sur le déroulement du projet doctoral dans toutes ses composantes : plan de formation, maturation du projet professionnel, environnement et moyens de travail, diffusion des résultats (publications, colloques), avancement du projet de recherche et objectifs visés pour l’année suivante.

- Une discussion se tient ensuite entre le ou la doctorant.e et les membres du CSI après cet exposé.

- Chaque réunion comporte obligatoirement un entretien avec le ou la doctorant.e sans l’équipe d’encadrement et un entretien avec l’équipe d’encadrement sans le ou la doctorant.e

- A la fin du CSI, le ou la président.e du comité devra remplir le document «Rapport du Comité de Suivi Individuel», dans lequel le CSI donne un avis sur la demande de réinscription en thèse et formule des recommandations.

- An oral presentation allows the doctoral student to review the progress of the doctoral project in all its components: training plan, maturation of the professional project, working environment and means, dissemination of results (publications, conferences), progress of the research project and objectives for the following year.

- A discussion is then held between the doctoral student and the ISC members after this presentation.

- Each meeting must include an interview with the doctoral student without the supervisory team and an interview with the supervisory team without the doctoral student

- At the end of the ISC, the committee chairperson must fill in the document "Rapport du Comité de Suivi Individuel" (Report of the Individual Monitoring Committee), in which the ISC gives an opinion on the application for re-registration in the thesis and makes recommendations.

- Le ou la doctorant.e transmet directement l’annexe confidentielle «Doctorant.e» à la gestionnaire de site de l’école doctorale

- Le directeur ou la directrice de thèse transmet directement l’annexe confidentielle «Direction de Thèse» à la gestionnaire de site de l’école doctorale

- Le ou la présidente du CSI transmet le rapport du comité de suivi individuel (rempli et signé par les membres du CSI, le ou la doctorant.e et la direction de thèse), à la gestionnaire de site de l’école doctorale. 

- The doctoral student sends the confidential "Doctoral student" appendix directly to the doctoral school's site manager

- The thesis director sends the confidential appendix "Thesis director" directly to the site manager of the doctoral school

- The chair of the ISC forwards the report of the individual monitoring committee (completed and signed by the members of the ISC, the doctoral student and the thesis director), to the site manager of the doctoral school.

Un tuteur ou une tutrice peut être désigné·e, au moment de l’inscription ou en cours de thèse, sur proposition de l’équipe d’encadrement, du ou de la doctorant·e ou de l’Ecole doctorale. Cette personne a pour mission d’aider et conseiller le ou la doctorant·e en dehors des réunions du CSI. Le tuteur ou la tutrice peut être un membre du CSI, ou extérieur au CSI.

A tutor may be appointed, at the time of registration or during the course of the thesis, on the proposal of the supervisory team, the doctoral student or the Doctoral School. This person's mission is to help and advise the doctoral student outside of the ISC meetings. The tutor may be a member of the ISC, or external to the ISC.